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    2. 辦公室管理規章制度

      第一章 總則


      第一條 為加強公司管理,維護公司良好形象,特制定本規范,明確要求,規范行為,創造良好的企業文化氛圍。


      第二章 細則


      第一條 服務規范

      1. 儀表:公司職員應儀表整潔、大方。

      2. 微笑服務:在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合,應注視

      對方,微笑應答,切不可冒犯對方。

      3. 用語:在任何場合應用語規范,使用普通話,語氣溫和,音量適中,

      嚴禁大聲喧嘩。

      4. 現場接待:遇有客人進入工作場所應禮貌問、答,熱情接待。

      5. 電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,如受話人不

      能接聽,離之最近的職員應主動代接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴禁占用公司

      電話時間太長。

      第二條 辦公秩序

      1. 工作時間內不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,

      確保辦公環境的安靜有序。

      2. 職員間的工作交流應在規定的區域內進行(大廳、會議室、接待室、

      總經理室)或通過公司內線電話聯系,如需在個人工作區域內進行談話的,時間

      一般不應超過三分鐘(特殊情況除外)。

      3. 職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作

      區內的衛生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔、整齊。

      4. 部門、個人專用的設備由部門指定專人和個人定期清潔,公司公共

      設施則由公司保潔員負責定期的清潔保養工作。

      5. 發現辦公設備(包括通訊、照明、電腦等)損壞或發生故障時,職

      員應立即向辦公室報修,以便及時解決問題。

      6. 吸煙應到規定的區域范圍內(如接待室、會客室等),禁止在辦公

      室(辦公坐位上)吸煙。

      7.辦公室人員外出《外出單》或用車(公車或的士)《派車單》需由直

      接主管或總經理審批,。

      8.不準用公司電話打私人電話或信息電話,不準占用本部電話談論與

      工作無關的事,除業務有關人員需上網外,其余正常上班時間不得用本部電腦上

      網聊天。


      第三章 辦公禮儀規范


      第一條 職員必須儀表端莊、整潔。具體要求如下:

      1、頭發:職員頭發要經常清洗,保持清潔;男性職員頭發不宜過長。

      2、指甲:職員指甲不能太長,應經常注意修剪;女性職員涂指甲油應

      盡量用淡色。

      3、胡須:男性職員胡須不宜留長,應注意經常修剪。

      4、女性職員化妝應盡量給人以清新健康的印象,不能濃妝艷抹,不宜

      用香味濃烈的香水。

      第二條 辦公室職員上班服裝如公司有制服應穿公司制服,無制服者應穿整潔、大方,不宜穿奇裝異服。


      第四章 責任


      第一條本制度的檢查、監督部門為行政人事主管、總經理共同執行,

      違反此規定的人員,將給予相應的警告處分(30-100 元)。

      第二條行政人事部對本制度負有最終解釋權和修改權。

      第三條本制度自公布之日起生效執行。


      公司辦公室規章制度范例


      基本制度

      1 . 進入辦公室必須著裝整潔。

      2 . 在辦公室自覺講普通話,禁止喧嘩、說笑、打鬧,說粗話、臟話。

      3. 愛護辦公室的各項設施,隨時保持辦公室干凈、整潔、營造一個

      良好的工作環境。

      4 . 不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯。

      5 . 各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結。

      6. 辦公室工作由辦公室人員全面負責,其他部門予以配合。

      7 . 不準私自動用辦公室物品,如需應向辦公室登記并做好領取記錄。

      會議制度

      1 . 參會時,不遲到、不早退;有病、有事的確不能出席會議者應先請假,同

      意后方有效。

      2. 每次例會后,各部須交書面報告和工作計劃。

      3 .各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的意見。

      4 .做好辦公室清潔衛生。


      辦公室規章制度


      辦公室是公司的綜合性、服務性、行政事務性部門,辦公室工作好壞體現全公司

      的工作面貌和業務水平,因此全公司人員必須積極配合辦公室的工作。


      為完善公司的行政管理機制,建立規范化的行政管理,提高行政管理水平和工作

      效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本規章制度。

      (一) 辦公室考勤制度

      一、總則:

      一、為加強考勤管理,維護工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。

      二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律,按時上下班,不遲到,不早退,工作時間

      不得擅自離開工作崗位,外出辦理業務前,須經本部門負責人同意。

      三、每周 1 天休息,公司根據個人意愿輪流休息。公司節假日值班由辦公室統一安排。

      二、請假:   1、請假必須填寫請假單,按規定程序審批。請假單一式兩份,一份留本科室,一份交專職的考勤員。   2、請病假須持校醫院或縣以上醫院診斷證明方可請假,經經理審批同意,方可離開崗位。   3、公休假、婚喪假、產假等國家規定的假均須履行請假手續,經經理審批同意后,按國家有關規定執行。   4、請假期限將到,若要續請,必須提前一天辦理續假手續,續假手續與請假手續相同。續假以一次為限。   5、上班后在經理和考勤員處及時銷假。提前返回,病事假按實際離崗時間計算。

      三、簽到制度:   1、上班實行簽到制。辦公室人員為:早8:00—晚5:00。上班后10分鐘內為簽到時間,超10分鐘按遲到記錄,提前10~20分鐘下班按早退計算,遲到或早退30分鐘以上者按曠工半天記。   2、因工作原因不能按時簽到者,本人寫明原因,主任簽署意見后,不作為遲到計算。

      3、因工作需要加班,經經理批準,方可按加班對待。

      (二)辦公室文件收發規定


      一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后,屬董事會的由董事長簽發,

      屬公司的由總經理簽發.

      業務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發。

      屬于秘密的文件,核稿人應該注“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保

      密規定,由專人印制、報送。


      二、已簽發的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規定處理。文件

      由擬稿人校對,審核后方能復英蓋章。


      三、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、

      部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。

      秘密文件由專人按核定的范圍報送。


      四、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。


      五、外來的文件由辦公室文書負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示

      的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。


      六、文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦

      理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向辦公室說明原因。


      (三)辦公室文印管理規定


      一、所有文印人員應遵守公司的保密規定,不得泄露工作中接觸的公司保密事項。


      二、打印正式文件,必須按文件簽發規定由總經理簽署意見,送信息中心打櫻各

      部門草擬的文件、合同、資料等,由各部門自行打櫻打印文件、發傳真均需逐項

      登記,以備查驗。


      三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務,不得積壓

      延誤。工作任務繁忙時,應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方,應及時與有關

      人員校對清楚。


      四、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失

      的,追究當事人的責任。


      五、嚴禁擅自為私人打印復印材料,違犯者視情節輕重給予罰款處理。

      六、愛護設備,注意設備保養和維護,保證設備正常工作,保持打印清潔。


      (四)辦公用品購置領用規定


      一、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品,由辦公室填寫《資

      金使用審批表》,報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦

      公用品,到辦公室領用,辦理出入庫手續,明確金額。需購置的,由部門負責人

      填寫《資金使用審批表》,報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用,由

      總經理審核并報董事長批準后辦理。


      二、辦公用品購置后,須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發票、清

      單,到辦理出入庫手續。未辦理出入庫手續的,財務部不予報銷。


      三、各部門所用的專用表格等印刷品,由部門自行制定格式,按規定報總經理

      審批后,由辦公室統一印制。


      四、辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。


      五、所有員工要勤儉節約,杜絕浪費,努力降低消耗和辦公費用。


      (五)辦公室庫房管理制度


      一、公司辦公室庫房主要用于存放各類辦公用品,禮品和其它公用物品。由辦公室經理或其指定人員管理。


      二、對庫房所有物品都要統一登記造冊。物品的入庫由庫管人員按發票上的數量、規格清點,登記造冊,并由繳庫人員簽字。

      三、管理人員要堅持原則,秉公辦事,嚴格掌握辦公用品的發放范圍,凡涉及物品的領出均由領用人簽名。


      四、庫房內禮品等貴重物品的領用,需經辦公室經理同意,庫管人員不得擅自動用庫房內的任何物品。


      五、庫房物品要定期進行整理,核實,做到帳物相符,擺放有序便于存取。要保持庫房通風,防火,防盜,防霉爛,保證庫房的安全


      六,管理人員請假離崗,由辦公室經理或其指定人員代管。若涉及物品進出,事后應向原庫房管理人員書面說明。


      7、室車輛及駕駛員管理制度

      車輛是公司公務活動的主要交通工具,為了更好履行服務作用,保證公司公務用車,特制定本規定。

      7.1 車輛調配:

      7.1.2 車輛應首先保證公司公務用車,本著“先緊急后一般”的原則,合理調配。

      7.1.3 公務用車由辦公室根據車輛情況予以安排。公司各人員或部門因公用車,應填寫“用車申請單”,經有關領導審查簽字,辦公室經理同意后予以安排。

      7.2 車輛維修保養

      7.2.1 按規定做好車輛年度審驗檢修工作和日常例行保養

      7.2.2 車輛出現故障需檢修,由駕駛員向主管人員報告,指定人員和駕駛員一同外出修理。

      7.3 駕駛員工作紀律

      7.3.1 遵守勞動紀律,按時上下班。上班前有出車任務者,按通知單要求出車;無出車任務者,應做好出車準備等待接受任務。

      7.3.2 駕駛員憑出車通知單(租車憑審批表和交費單)出車,無出車通知單不得出車。出車準時,保證安全。嚴禁酒后駕車。

      7.3.3 駕駛員隨領導外出的活動聽從領導安排,一般應隨車等候不得參與與自己無關的公務活動,不得泄露領導間的談話內容。

      7.3.4 不得刁難用戶,不得私自答應無關人員乘車,不得利用工作之便私拉乘客獲取收入。

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